第一章 总 则

第一条 公文是传达贯彻党和国家的方针、政策，发布法规和规章，请示和答复问题，联系工作，报告情况，交流经验的重要工具，学院各单位、部门，必须高度重视并认真做好公文处理工作。
第二条 学院各部门要牢固树立为教学、科研和基层服务的思想，严格遵守办文规定，减少不必要的行文，杜绝公文旅行，逐步实行网上办文，提高公文处理工作的效率和质量。
第三条 公文实行归口管理，院办公室是学院公文处理的管理机构，主管并指导全院的公文处理，全院各单位和部门应明确一名负责人分管公文处理工作，并有专职或兼职文秘人员负责本单位日常公文的处理工作。
第四条 公文处理必须做到准确、及时、安全，严格执行有关保密规定。

第二章 公文主要种类

第五条 学院的公文种类主要有：

1 、决定：对重要事项或重大行动做出安排或布置 , 用“决定”。
2 、决议：经会议讨论通过并要求贯彻执行的事项，用“决议”。
3 、请示：向上级机关或有关主管部门请求指示或批准时用“请示”。
4 、报告：向上级机关或有关主管部门汇报工作、反映情况、提出建议，用“报告”。
5 、通知：发布有关法规和规章，转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文，批转下级机关的公文，要求下级机关办理和需要周知或共同执行的事项，用“通知”。
6 、通报：表彰先进，批评错误，传达重要情况，用“通报”。
7 、函：平级或不相隶属单位之间商洽工作，询问和答复问题，向有关主管部门请求批准等，用“函”。
8 、会议纪要：传达会议议定事项和主要精神，要求与会单位共同遵守、执行，用“会议纪要”。
9 、计划、要点：对即将进行的工作提出目的、任务、措施、要求的文件。
10 、简报：用于反映情况、交流经验、沟通信息时 , 用“简报”。

第三章 公文格式

第六条 公文格式一般包括：标题、发文字号、主送单位、正文、附件、印章、发文日期、主题词、抄报、抄送单位、机密等级等内容。
第七条 公文标题应当准确、简要地概括公文的主要内容，并标明公文种类。下发院内行政规章用“发布”；下发院产生的其它公文用“印发”；转发院内部门的公文用“批转”；转发上级、同级或不相隶属单位的公文用“转发”。
第八条 请示一般只写一个主送机关，需要同时送其它机关的，应当用抄送形式。
第九条 公文如有附件，应在正文之后发文单位名称之前，注明附件名称、顺序和件数。
第十条 向院外单位行文时，一律以学院名义，并加盖学院印章。
第十一条 发文字号，包括机关代号、年号、顺序号。以学院或学院党委名义发文由院办公室统一编号，以机关各部门名义发文，由各部门统一编号，在院办公室登记。联合发文只标明主办单位发文字号。
第十二条 发文机关应写机关全称或规范化简称，联合发文时应将主办机关排列在前。
第十三条 发文日期以负责人签发日期为准；联合行文以最后签发者签发的日期为准；有关政策条例性文件，以决策机构批准日期为准；会议通过的文件，以通过日期为准。
第十四条 编发院级公文应标注主题词，上报的公文，应当按照中共中央办公厅《公文主题词表》、《国务院公文主题词表》的要求标注主题词。
第十五条 秘密公文应根据密级分别注明“绝密”、“机密”、“秘密”。
第十六条 除用于张贴的公文外，公文用纸一般采用国际标准 A4 型（ 210mm × 297mm ），左侧装订。

第四章 行文规则

第十七条 凡属学院行政事项，以行政名义行文；凡属党务事项，以学院党组织名义行文。
第十八条 学院行政行文时机关代字按不同情况分成三类：
院字、院某字和某字。凡涉及全院性重要事项，用“院字”。凡属学院工作某一方面重要的事项，用“院某字”。以上两个层次均以学院名义行文；凡以机关各部门名义行文的用“某字”。
第十九条 院机关各部门在其职权范围内，可对平级或下属单位行文，或与平级单位联合行文。
第二十条 对下级单位的重要行文，应抄报直接上级机关。
第二十一条 请示的公文，一般应一文一事。除领导直接交办的事项外，请示不要直接送领导者个人，也不要同时抄送同级和下级单位。

第五章 公文办理

收文办理程序：
第二十二条 收文 院办对收进的外来文件进行启封、登记，并及时分送主任拟办。
第二十三条 拟办 主任提出拟办意见，办公室根据拟办意见呈送有关领导批办或交有关部门承办。
第二十四条 承办 承办单位收到公文后，应抓紧办理。急件随到随办。涉及两个以上单位的公文，由主办单位会同有关单位共同办理，不得推诿、贻误工作。办理结果要记入文件传阅单，并连同公文及时退回办公室。
第二十五条 催办 院办及时掌握公文运转和处理情况，对承办单位进行督促检查，以防积压拖延误事。
第二十六条 立卷归档 院办对已办理的公文整理立卷，并按期归档。

发文程序：

第二十七条 拟稿 凡由院内形成的各类文件，原稿首页须使用“青海畜牧兽医职业技术学院发文稿纸”。拟稿人根据有关领导指示和要求按期完成拟稿任务 , 并严格掌握文件格式、规则和注意事项，按照发文稿纸上的要求，填写清楚全部有关事项。
第二十八条 文稿审核 拟稿人拟好公文草稿后，须交有关单位负责人进行审核。涉及两个或两个以上部门的文稿 , 主办单位要主动与有关部门协商会签。部门审核和会签后，送交院办核稿。核稿的重点是：有无必要行文、公文内容、文字表述、文种使用、格式等是否符合本办法的有关规定等。凡以院机关部门名义行文的，由各部门自行核稿。
第二十九条 签发 以学院和党委名义发文 , 文稿经院办负责人审核后，按领导分工送请相关领导签发，并据此打印成文。以各部门名义发文，由部门负责人签发。除非特别紧急，各部门不得将未经办公室核稿的文稿直接送院领导签发。
第三十条 打印、校对 领导签发后的文稿由院办打字室打印，拟稿单位负责校对。校对人若发现原稿有不妥之处，应及时与撰稿人联系或请示领导解决，禁止自行修改原稿内容。经校对无误后，由打字室印刷、装订。
第三十一条 用印、分发 以学院和党委名义的发文，如须往院外寄发，由拟稿单位带文件底稿和形成文到院办加盖印章后由拟稿单位向外寄发。对院内发文，除注明由拟稿单位发放外，一律由院办统一发放。以各部门名义的发文，由各部门自行用印、发放。
第三十二条 立卷、归档 对于按发文程序处理完毕的文件，一律由院办打字室将底稿和三份印制件收集整理，立卷归档。其他公文由撰稿单位负责整理，立卷归档。个人不得保存应存档的公文。

第六章 附 则

第三十三条 公文在拟稿、修改、签发的全过程中，必须使用钢笔或毛笔，禁止使用其他书写工具。
第三十四条 公文必须按收文或发文程序运转，不得越级办理。
第三十五条 本办法自发布之日起施行。